Panduan Email Dasar untuk Pemula - Niagahoster Blog

Email merupakan salah satu media pengiriman informasi yang paling banyak digunakan dan tak tergantikan hingga saat ini. Seiring tren media sosial dan mobile apps yang muncul silih berganti, penggunaan email tetap signifikan. Malah, email seringkali menjadi persyaratan utama. Lihat saja layanan keuangan online, website ecommerce, maupun Autoresponder, email memiliki peran sebagai pengganti identitas anda.

Ide pengembangan email sendiri awalnya berasal dari cara berkirim pesan tradisional seperti menggunakan surat. Keunggulannya, penggunaan email dapat meningkatkan kecepatan komunikasi hingga berkali lipat. Bayangkan, aktivitas penyampaian informasi dapat dipersingkat dari hitungan hari menjadi hitungan detik saja!

Sebagai contoh, simak ilustrasi perbandingan pengiriman pesan secara tradisional melalui surat dengan pengiriman pesan melalui email.

surat tradisional vs surat elektronik ( email )

Surat tradisional vs surat elektronik (email)

Seperti yang bisa Anda lihat dalam ilustrasi di atas, sebenarnya cara kerja pengiriman email tidak jauh berbeda dengan surat biasa. Yang membedakan adalah media penyimpan serta perantara pesannya.

Jika surat tradisional ditulis pada lembaran kertas kemudian dikirim melalui kantor pos dan membutuhkan waktu berhari -hari agar dapat tersampaikan, email ditulis melalui aplikasi layanan email dan disampaikan melalui jaringan internet. Proses penyampaian pesan pun hanya memakan waktu hitungan detik. Tentu ini sangat memudahkan, bukan?

Email berasal dari dua kata, electronic dan mail, yang secara umum berarti surat elektronik. Namun, secara luas email dapat berarti sarana berkirim serta bertukar pesan melalui komputer dan gadget dengan memanfaatkan jaringan telekomunikasi yang ada. Seiring perkembangan zaman, email tak hanya berfungsi untuk berkirim pesan, tapi juga dapat untuk mengirim file grafis seperti dokumen, gambar, video, dan audio.

Baca Juga: Cara Membuat Email

Struktur E-mail

Email memiliki struktur penyusun agar dapat bekerja sebagaimana mestinya. Berikut adalah struktur sebuah email.

  1. Header Email. Bagian kepala dari suatu surat elektronik yang biasanya berisi tentang alamat e-mail yang dituju baik pengirim maupun penerima, judul e-mail, tanggal dan waktu e-mail.
  2. Body Email. Bagian tubuh dari surat elektronik yang biasanya berisi tentang konten pesan. Bentuknya pun bisa bermacam-macam. Dapat memuat pesan teks biasa hingga gambar maupun video.
header & body email

Header & Body Email

Anda dapat dengan bebas memilih tipe file yang Anda inginkan untuk dikirim sesuai kebutuhan. Teks dapat ditulis pada body email, atau sekedar menyisipkan lampiran, pesan gambar, video, dan audio.

Tahukah Anda bahwa cikal bakal e-mail sudah dimulai sejak tahun 1960-an?

Ray Tomlinson, seorang computer engineer, adalah orang pertama yang mengenalkan konsep email ini ke seantero jagat pada akhir tahun 1971.

Ia juga mempopulerkan penggunaan simbol ‘@’ atau ‘at’ yang sering digunakan untuk memisahkan user id dan domain alamat email. Hal ini masih berlaku sampai sekarang.

Mail Server

Mail server adalah server penyimpan dan pemroses setiap email yang Anda miliki. Ada beberapa jenis Mail Server yang banyak digunakan pada saat ini.

1.POP3 (Post Office Protocol Version 3) adalah protokol email yang digunakan untuk mengambil email dari server. Protokol POP3  ditujukan agar ada yang menampung email untuk sementara sampai email tersebut diambil oleh penerimanya di komputernya.

Kelebihan:

  • Dapat dibaca secara offline, karena email diunduh ke aplikasi/komputer anda.
  • Lebih mudah dalam pengarsipan. Email disimpan di komputer pengguna.

Kekurangan:

  • Hanya dapat dibuka dari komputer/aplikasi pemakai saja.
  • Pengaskes harus mendownload ulang jika mengakses dari perangkat yang berbeda.

2. IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar yang sering digunakan untuk mengakses dan mengambil email di server. Dengan IMAP ini pula pengguna dapat membaca pesan, memilih pesan, dan menghapus pesan tertentu serta membuat folder pada server. Kiranya protokol ini lebih dinamis karena memiliki interaksi dua arah dan jauh berbeda dengan POP3 yang hanya mampu men-download e-mail dari server ke komputer.

Kelebihan:

  • User dapat melakukan pengelolaan email secara realtime dari server misalnya menghapus email yang ada di server.
  • Email langsung didownload dari server, sehingga dapat dibaca dimanapun meskipun menggunakan media yang berbeda.

Kekurangan:

  • Karena email diakses langsung dari server maka kapasitas resource server akan terpakai ketika anda mengakses email.

3. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Jika Pop3 dan Imap adalah protokol untuk menerima email ,maka SMTP adalah salah satu protokol populer yang digunakan untuk mengirim pesan dari komputer pengirim ke mail server penerima.

Mail Application

Email Application

Email Application. Sumber : www.awwwards.com

Secara umum pengertian mail application adalah aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan sebagai media berkirim pesan melalui internet. Ada banyak mail application yang dapat Anda gunakan, namun beberapa mail application yang populer dan dapat Anda coba di antaranya:

  1. Outlook adalah Aplikasi buatan Microsoft yang menggunakan metode e-mail client untuk mengunduh serta mengirim pesan e-mail. Program ini telah dilengkapi dengan pengaturan POP/IMAP dan SMTP untuk menunjang aktivitas berkirim pesan itu sendiri.
  2. Push Mail adalah suatu teknologi terbaru yang ditawarkan kepada para pengguna e-mail di dunia khususnya yang gemar mengakses e-mail melalui gadget dan smartphone. Keungggulan yang dimiliki oleh penyedia layanan e-mail semacam ini adalah penggunanya dapat memantau e-mail yang masuk melalui kotak masuk milik mereka masing-masing secara real time atau secara minute by minute. Jadi, Anda tidak akan mungkin ketinggalan e-mail terbaru.
  3. Gmail merupakan kependekan dari Google Mail. Tentu dari namanya saja Anda sudah tahu kalau mail application yang satu ini merupakan mail application keluaran dari salah satu raksasa IT dunia. Gmail juka memiliki fitur POP dan IMAP yang dapat dimanfaatkan untuk menggunakan e-mail client semacam Outlook . Gmail juga dilengkapi juga dengan fitur pemindai virus yang berfungsi untuk mendeteksi e-mail maupun berkas yang hendak Anda kirimkan.

Permasalahan pada E-mail

masalah keamanan pada email

masalah keamanan pada email. Sumber : nakedsecurity.sophos.com

Seringkali kita kerap dipusingkan dan direpotkan dengan ukuran file yang melebihi batas maksimal e-mail, spam, informasi yang melebihi kapasitas, malware atau virus jahat, dsb. Banyak dari permasalahan seperti ini sebenarnya dapat diatasi dengan mudah. Bagaimana caranya? Ikuti pembahasan lengkapnya berikut ini.

  1. Attachment Size Limitation, permasalahan yang satu ini sering kita temui pada saat kita hendak mengirimkan berkas yang over capacity atau melebihi batas maksimal pada suatu penyedia layanan e-mail. Tapi tak perlu cemas karena beberapa vendor telah memberikan solusi alternatif untuk mengatasi permasalahan tersebut. Dropbox dan Google Drive merupakan sebagian contoh solusi mengatasi permasalahan ini. dengan hadirnya tempat penyimpanan temporer semacam Dropbox dan Google Drive yang siap menampung file berukuran besar yang ingin anda simpan / kirimkan.
  2. Spam merupakan tindak penyalahgunaan berupa pengiriman berita elektronik. Biasanya seringkali digunakan oleh pihak tertentu untuk kepentingan komersial berupa iklan dalam bentuk text, gambar maupun video.
    Berikut ini beberapa cara mengatasi spam pada email anda :- Memilih dan memakai antivirus yang mendukung misi anti spam
    – Memberi filter untuk spam pada router atau server e-mail dan sejenisnya
    – Gunakan firewall yang terdapat pada sistem operasi Anda serta gunakan juga personal firewall
    – Untuk pengguna Outlook Express, Anda dapat menggunakan fasilitas mail filtering yang terdapat pada aplikasi tersebut
  3. Email Spoofing
    E-mail spoofing merupakan teknik manipulasi pengiriman email dengan mengubah header e-mail dimana seseorang mengubah e-mail header dari alamat untuk proses membuatnya tampak seolah-olah email dikirimkan berasal dari alamat email lain. E-mail spoofing ini dapat mengganggu keamanan sistem, karena berpotensi dipergunakan untuk pencurian data.
    untuk mengatasinya anda dapat mengaktifkan fitur SPF (Sender Policy Framework) dan DKIM (DomainKeys Identified Mail) pada hosting yang anda miliki.
  4. E-mail bombing adalah tindakan pengiriman e-mail massal ke e-mail target , Tindakan ini umumnya bertujuan melumpuhkan email server tujuan dan memenuhi inbox target dengan email – email sampah.
    Cara mengatasi e-mail bombing ini cukup mudah , jika anda menemukan pesan yang sama dikirimkan berkali – kali, anda dapat menggunakan fitur “block” atau blokir pada layanan email untuk memblokir email yang masuk terus menerus.
  5. Hacking  merupakan tindakan peretasan / mengambil alih akses milik orang lain. umumnya hal ini dilakukan dengan cara mencuri e-mail dan password korban merupakan data yang sifatnya benar-benar rahasia dan bukan untuk konsumsi publik. karena bisa jadi akun anda akan disalahgunakan oleh si pencuri data. Cara mengatasi hal ini adalah jangan login melalui sembarang komputer yang keamanannya tidak terjamin. Selain itu gunakan software / aplikasi  account manager untuk memanage data – data login website anda.
  6. E-mail bouncing secara harafiah berarti e-mail yang terpental dan kembali lagi kepada kita saat pesan sedang dikirimkan. Banyak penyebab yang melatar belakangi terjadinya hal ini. Mulai dari tidak adanya alamat e-mail atau tidak valid, alamat e-mail terlantar atau undeliverable e-mail, mailbox penuh, e-mail terblokir dll. Untuk mengatasinya anda harus melakukan check ulang ke penerima email apakah email yang diberikan sudah benar.

E-mail merupakan media penting di internet pada saat ini & sangat efektif untuk bertukar informasi dengan cepat. Tidak hanya pesan teks saja, berkas dalam bentuk dokumen, gambar, audio, maupun video juga dapat diakomodasi.

Terlepas dari kemudahan serta manfaatnya, Anda juga perlu memberikan perhatian yang lebih dalam memproteksi keamanan dan kerahasiaan akun e-mail Anda agar tidak menjadi korban kejahatan dari pihak yang tidak bertanggungjawab.

 

Subscribe Sekarang

Dapatkan beragam artikel tutorial, insight dan tips menarik seputar dunia online langsung melalui email Anda. Subscribe sekarang dan raih kesuksesan bersama kami!

There are currently no comments.
Scroll Up