Categories: Marketing

Mengenal Mail Server: Cara Kerja dan Manfaatnya

Dengan hanya satu klik, Anda bisa mengirim email ke orang lain yang sedang berada di tempat yang jauh. Namun, pernahkah Anda bertanya bagaimana cara kerjanya hingga sebuah email bisa dikirim dan sampai ke penerima? Jawaban dari pertanyaan itu ada pada mail server. Mail server inilah yang memungkinkan Anda untuk mengirim dan menerima email.

Di artikel ini Anda akan belajar dan mengenal lebih jauh tentang mail server. Serta bagaimana cara kerja dan manfaatnya.

Apa Itu Mail Server?

Mail server adalah server yang bertugas mengirim dan menerima email. Meskipun terlihat simpel, sebenarnya prosesnya pengiriman email cukup kompleks. Email yang Anda kirim akanĀ  melewati serangkaian proses rumit di mail server untuk dapat sampai ke penerima.

Secara sederhana, mail server berfungsi sama seperti kantor pos. Ia menyimpan surat masuk, lalu mengirimkannya ke penerima.

Komponen dalam Mail Server

Secara umum, semua server email terdiri dari tiga komponen yaitu MTA, MDA, dan MUA. Setiap komponen memiliki peran spesifik dalam proses memindahkan dan mengelola email. Mari kita lihat peran apa saja yang dimiliki tiap komponen.

1. MUA (Mail User Agent)

MUA adalah aplikasi yang digunakan untuk menyusun, mengirim, dan menerima email. Contoh MUA misalnya adalah Yahoo, Gmail, Outlook, dan layanan email yang lain.

Beberapa MUA bisa tampak lebih grafis, seperti Evolution, Thunderbird, dan Outlook, atau memiliki interface yang berbasis teks sederhana seperti Mutt.

2. MTA (Mail Transport Agent)

MTA merupakan salah satu komponen mail server yang bertugas menerima dan mengirim email dari komputer yang satu ke komputer yang lain. MTA memainkan peranan penting dalam sistem penanganan pesan internet. Beberapa tugas MTA antara lain:

  • Menerima email.
  • Meminta catatan mail exchange dan memilih server email untuk mentransfer email.
  • Mengirim pesan respons otomatis jika pesan gagal sampai tujuan.

Ada dua MTA yang paling umum dan sering digunakan yaitu:

  • Postfix adalah Mail Transfer Agent (MTA) gratis yang bertugas menentukan rute pengiriman email. Mail server ini sudah dapat digunakan di Mac OS X selain Linux atau Unix.
  • Qmail. Sama halnya dengan Postfix, Qmail merupakan MTA yang beroperasi di Linux atau Unix. Qmail diklaim sebagai mail server paling aman karena belum ditemukan celah sedikit pun terkait sistem keamanannya. Qmail tercatat pernah digunakan oleh penyedia layanan email gratis seperti Hotmail dan Yahoo.

3. MDA (Mail Delivery Agent)

MDA adalah sebuah software komputer yang bertanggung jawab mengantarkan email dari MTA sever. MDA juga dikenal sebagai LDA atau Local Delivery Agent. Beberapa MTA dapat mengisi peran MDA ketika mereka menambahkan pesan email baru ke file pesan pengguna lokal.

Protokol dalam Email Server

Sedangkan untuk protokol, terdapat dua kategori dalam server email: protokol surat keluar (SMTP) dan protokol surat masuk (IMAP dan POP3). Untuk mengetahui penjelasan lebih detail tentang dua kategori tadi, Anda dapat melihat poin-poin di bawah ini:

1. SMTP atau Simple Mail Transfer Protocol

SMTP adalah protokol standar untuk transmisi atau pengiriman email. Protokol ini bertugas melakukan komunikasi dengan server untuk mengirimkan email dari lokal email ke server email.

Dalam proses kerjanya, SMTP dikontrol oleh MTA yang ada pada email server Anda.

2. POP3 atau Post Office Protocol

POP 3 adalah versi ketiga dari metode penerimaan email. POP3 menerima dan menyimpan email untuk seseorang sampai mereka mengambilnya. POP3 adalah protokol server/client tempat di mana email dikirimkan dari server menuju email lokal.

POP3 bekerja dengan mengontak server email Anda, lalu mengunduh semua pesan baru dari email lokal. Setelah Anda mengunduhnya, mereka akan hilang dari server.

Jadi, jika Anda memutuskan untuk memeriksa email Anda dengan gadget yang berbeda, pesan yang sudah Anda unduh sebelumnya tidak akan ada lagi. Itulah mengapa, ada baiknya untuk melakukan back up.

POP3 cocok digunakan untuk Anda yang biasanya membuka email dengan hanya satu gadget.

3. IMAP atau Internet Message Access.

IMAP memungkinkan Anda dapat mengakses email Anda di mana pun Anda berada, biasanya diakses melalui internet. Ketika Anda membaca email menggunakan IMAP, Anda sebenarnya tidak mengunduh atau menyimpannya ke komputer, tetapi membacanya melalui server.

Untuk Anda yang sering bepergian dan sering menggunakan berbagai gadget untuk mengakses email, kami sarankan untuk menggunakan servis email berbasis IMAP.

Cara Kerja Mail Server

Pada dasarnya, cara kerja utama mail server adalah sending email (mengirim email) dan receiving email (menerima email). Dua pekerjaan itu dilakukan dengan menggunakan protokol email standar.

Protokol SMTP bertugas mengirim pesan dan menangani permintaan surat keluar. Sedangkan protokol IMAP dan POP3 bertugas menerima pesan dan kemudian memprosesnya.

Sekarang, saatnya untuk tahu bagaimana sebenarnya cara kerja mail server dalam mengirim dan menerima pesan. Di bawah ini kami jelaskan garis besar tiap tahapan prosesnya :

Tahap 1: Mengirim Pesan

Setelah membuat pesan dan meng-klik tombol send, MUA akan mengirim email tersebut. Kemudian, email penerima/ klien akan terkoneksi dengan server SMTP domain Anda. Server ini bisa bernama apa saja, misalnya smtp.misalnya.com.

Tahap 2: Email penerima berkomunikasi dengan server SMTP

Email penerima/klien berkomunikasi dengan MTA server yang menggunakan SMTP. Kemudian memberikannya alamat email Anda, alamat email penerima, isi pesan dan lampiran.

Tahap 3: Server SMTP memproses alamat email penerima

Setelah berkomunikasi dengan email penerima, komponen MDA melalui SMTP akan memproses alamat email penerima (khususnya domain-nya). Jika nama domain sama dengan pengirim pesan, maka pesan akan langsung dialihkan ke server domain POP3 atau IMAP.

Namun, jika domain berbeda, server SMTP akan berkomunikasi dengan server domain terlebih dahulu.

Tahap 4: Server SMTP pengirim berkomunikasi dengan DNS

Agar bisa menemukan server penerima, MTA melalui SMTP harus berkomunikasi dengan DNS. Atau, Server Nama Domain. Nanti DNS akan mengambil nama email domain penerima, lalu menerjemahkannya menjadi sebuah IP address.

Kenapa harus dijadikan IP address? Karena server SMTP pengirim tidak bisa menyalurkan email dengan benar hanya dengan nama domain. Maka, dibutuhkan IP address, yang merupakan sebuah nomor identitas setiap komputer yang terkoneksi internet.

Dengan mengetahui informasi IP address-nya, mail server dapat bekerja dengan lebih efisien.

Tahap 5: Email terkoneksi dengan server SMTP

Setelah server SMTP memiliki IP address penerima, maka email yang diteruskan MDA/MTA dapat terkoneksi dengan server SMTP. Proses ini tidak terjadi begitu saja. Karena, sebenarnya pesan yang dikirim tadi harus melewati serangkaian proses SMTP, sampai akhirnya tiba di tujuan.

Tahap 6: Server SMTP penerima memindai pesan masuk.

Di tahap ini MUA memindai pesan masuk. Jika ia mengenali domain dan username, pesan akan diteruskan ke server POP3 atau IMAP domain. Dari sana, pesan akan ditempatkan di antrean sendmail. Pesan akan berada di antrian sendmail sampai email penerima mengizinkannya untuk diunduh.

Haruskah Anda Punya Mail Server Sendiri??

Kegiatan mengirim dan menerima email bisa berjalan lancar berkat peran mail server. Semua email baik gratis maupun berbayar bergantung pada mail server untuk proses pengiriman email.

Pada dasarnya mail server di layanan email gratis dan email berbayar punya proses dan cara kerja yang sama. Perbedaan terbesarnya terletak pada kebebasan pengaturan, keamanan, dan jumlah disk space yang didapatkan.

Berikut adalah beberapa manfaat mail server khusus untuk layanan email berbayar:

1. Mendapat kepercayaan dari pelanggan.

Dengan menggunakan email berbayar, Anda tidak hanya menggunakan mail server khusus, tetapi juga domain sendiri. Tentunya, itu dapat menunjukkan profesionalisme perusahaan Anda. Sehingga nantinya, kepercayaan dari pelanggan Anda terus meningkat.

2. Membuat email bisnis untuk semua anggota tim.

Email berbayar memungkinkan Anda memiliki mail server sendiri dengan disk space yang lebih besar daripada email gratis. Artinya, Anda dan tim Anda dapat akan lebih mudah melakukan transfer data dan komunikasi dengan klien.

3. Punya email yang aman dari virus dan malware.

Dengan memiliki mail server sendiri, nantinya Anda akan memiliki fitur-fitur keamanan tambahan. Sehingga, Anda akan terhindar dari serangan virus, malware, spam, dan sebagainya.

4. Meningkatkan kualitas privasi data.

Memiliki mail server sendiri membuat data penting perusahaan Anda terlindungi. Jangan khawatir bahwa data email Anda akan digunakan pihak lain untuk memasang iklan di inbox Anda.

Ingin Punya Mail Server Sendiri?

Itu tadi garis besar penjelasan mail server yang bisa Anda jadikan pertimbangan. Jika Anda memiliki perusahaan yang cukup besar, alangkah baiknya untuk berlangganan email berbayar dengan mail server khusus. Tentunya agar mendapat manfaat dan keuntungan yang sudah kami sebutkan sebelumnya.

Jika Anda ingin mulai menggunakan email berbayar dengan mail server sendiri, Anda bisa pakai Email Hosting Niagahoster. Dengan layanan email hosting Niagahoster, Anda akan mendapat perlindungan SpamExperts. Sehingga, email bisnis Anda akan aman dari serangan virus, malware, phishing, dan spam yang mengganggu.

Anda juga bisa menikmati kemudahan dan kecepatan pengiriman email bisnis profesional. Tanpa terkendala sumber daya yang terbatas, atau ancaman bocornya privasi data Anda. Bagaimana? Mau berlangganan email berbayar?

Yovi Amanda

Full time SEO content writer. Passionate to help people in the digital world through writing. She currently juggling between making articles for Niagahoster and raising her only child, Bhadrika Nagendra.

Share
Published by
Yovi Amanda
Tags: mail server

Recent Posts

PHP Editor Terbaik: Manakah Pilihanmu untuk 2020?

Ketika mengelola website, kesalahan mengedit file PHP bisa berakibat fatal. Bisa-bisa website jadi tidak dapat diakses. Itulah alasan banyak web…

13 mins ago

Mengenal QRIS: Anti Ribet Bayar di Niagahoster dengan QRIS!

Kemajuan teknologi selalu memberikan kemudahan, termasuk dalam melakukan transaksi pembayaran. Bayangkan, cukup dengan scan QR code melalui ponsel, pembayaran sudah…

6 hours ago

Panduan Terbaru Cara Migrasi Wix ke WordPress

Anda sudah belajar kelebihan Wix dan WordPress di artikel sebelumnya. Sebagai pengguna Wix, Anda mungkin berpikir untuk menggunakan WordPress karena…

8 hours ago

Cara Menghindari Blacklist Google dalam 5 Langkah Mudah [Terbaru!]

Apakah tiba-tiba muncul pesan peringatan berwarna merah saat website Anda diakses? Jika iya, berarti Google sedang mem-blacklist website Anda. Tak…

1 day ago

Ingin Jago Bisnis Online? Yuk Kursus Digital Marketing di Niagahoster Course!

Apakah Anda sedang menjalankan bisnis online? Atau mungkin Anda baru berencana untuk memulainya?  Apapun situasinya, Anda pasti setuju kalau melakoni…

1 day ago

11+ Tips Mempercepat WordPress untuk Website Toko Online [Terbaru]

Sebagai pebisnis, mempercepat toko online harus Anda jadikan prioritas utama di zaman serba wus-wus ini. Sebab, 53% pengunjung itu tingkat…

2 days ago