Ingin Punya Email Bisnis Profesional? Email Hosting Solusinya!

Bagi sebagian orang, email dianggap sebagai teknologi kuno. Di saat hampir semua orang berkomunikasi via chat, apakah penggunaan email masih relevan?

Jawabannya: Masih!

Dengan aktivitas email yang semakin sibuk, tentu Anda mesti menyimpan dan mengirim lebih banyak email. Untuk itu, Anda perlu berlangganan email hosting.

Selain itu, email hosting juga memiliki berbagai fitur menarik yang akan membuat aktivitas berkirim email Anda menjadi lebih aman dan lancar. Penasaran kan?

Sebelum membahas lebih jauh tentang manfaat email hosting, mari kita lihat pengaruh email terhadap bisnis Anda!

Apa Sih Pentingnya Email Bagi Bisnis?

Ada dua kegunaan email bisnis, yaitu untuk komunikasi internal dan eksternal.

Dari sisi internal, email digunakan untuk berinteraksi antar anggota tim. Sedangkan di sisi eksternal, email digunakan untuk berkomunikasi dengan konsumen atau mitra bisnis.

Yuk gali lebih dalam peran email di kedua sisi!

Peran Email dalam Komunikasi Internal

Tanpa komunikasi di dalam tim, tentu bisnis Anda tidak akan bisa berjalan, bukan? Dengan email, komunikasi antar anggota tim bisa berjalan dengan mulus.

Contohnya, ketika Anda ingin menyampaikan pengumuman penting ke seluruh anggota tim, Anda bisa mengirim pesannya dengan mudah melalui email.

Nah, berikut adalah dua jenis email yang seringkali digunakan dalam komunikasi internal:

  1. Email Percakapan – Email semacam ini biasanya digunakan saat anggota tim perlu melakukan koordinasi dengan anggota tim lainnya. Komunikasi dilakukan secara dua arah.
  2. Email Konfirmasi – Email konfirmasi pada umumnya bersifat seperti pengumuman. Contohnya seperti email yang berisi izin sakit atau undangan acara kantor. Komunikasi dilakukan secara satu arah.

Peran Email dalam Komunikasi Eksternal

Sesuai dengan namanya, email untuk komunikasi eksternal ditujukan kepada pihak-pihak di luar bisnis. Contohnya seperti calon konsumen atau mitra bisnis.

Berikut adalah beberapa contoh jenis email untuk komunikasi eksternal:

  1. Email penawaran kerjasama untuk mitra bisnis.
  2. Email klarifikasi untuk merespon komplain konsumen.
  3. Email pengumuman berisi info produk terbaru untuk calon konsumen.

Barangkali Anda bertanya-tanya, apakah email masih efektif sebagai alat komunikasi dengan konsumen?

Tentu! Data menunjukkan bahwa 86% konsumen masih lebih memilih email sebagai media komunikasi dengan bisnis. Hal inilah yang membuat email menjadi sarana yang tepat untuk membangun hubungan dengan konsumen.

Perhatikan Hal Ini Sebelum Anda Mengelola Email Bisnis!

Barangkali Anda sedang bertanya-tanya, apa saja sih yang perlu dipersiapkan sebelum memiliki email bisnis profesional?

Jawabannya ada dua, yaitu: hosting dan domain. Mengapa demikian?

Hosting diperlukan untuk membuka ruang kotak email bisnis Anda. Sedangkan domain berfungsi sebagai alamat emailnya. Jadi, bisa dibilang keduanya adalah komposisi wajib untuk email bisnis profesional.

Tapi, perjalanannya tak berhenti di sini. Anda juga harus mengelola email bisnisnya dengan baik. Untuk itu, Anda perlu mewaspadai beberapa hal:

  • Kapasitas Kotak Email Terbatas – Jumlah email yang masuk terlalu banyak hingga melebihi kapasitas kotak email Anda.
  • Serangan Email Spam – Kotak email Anda dipenuhi email spam yang berpotensi mengundang serangan lain,seperti phishing atau malware.
  • Email Anda Masuk ke Kotak Spam – Email Anda tidak berhasil terkirim ke kotak masuk (inbox) karena terdeteksi sebagai spam.
  • Batasan Jumlah Pengiriman – Anda hanya bisa mengirim email dalam jumlah yang sedikit per jamnya.

Masalah-masalah tersebut tentu dapat mengganggu aktivitas email bisnis Anda. Untungnya, ada satu solusi ampuh untuk mengatasi seluruh masalah tersebut, yaitu dengan berlangganan email hosting.

Dengan email hosting, Anda dapat menikmati layanan server khusus untuk email. Berbeda dengan web hosting yang hanya fokus pada layanan server website.

Dengan begitu, email hosting adalah solusi yang tepat jika Anda ingin menunjang aktivitas email bisnis. Ingin tahu lebih lanjut tentang manfaat email hosting? Yuk cek di bagian selanjutnya!

5+ Manfaat Email Hosting untuk Bisnis Anda

Sebelum Anda memutuskan untuk berlangganan email hosting, tentunya Anda perlu tahu berbagai manfaatnya terlebih dulu.

Nah, untuk memahami fitur-fitur email hosting secara lebih mendalam, kami telah mewawancarai Muhammad Khafid, Product Manager Niagahoster. Menurutnya, ada beberapa manfaat yang bisa Anda nikmati dengan berlangganan email hosting:

1. Keamanan Lebih Terjamin

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, salah satu masalah yang mungkin muncul saat mengelola email bisnis adalah serangan email spam.

Email spam dapat menimbulkan banyak masalah. Mulai dari resiko penipuan hingga serangan malware. Jumlahnya pun tidak bisa dianggap remeh. Statistik di tahun 2020 menunjukkan bahwa lebih dari 50% email yang dikirim merupakan email spam.

Khafid menjelaskan bahwa email hosting Niagahoster mampu menangani masalah ini dengan teknologi SpamAssassin.

“SpamAssassin berfungsi untuk memastikan bahwa kotak emailnya aman dari email spam. Tidak hanya itu, email hosting Niagahoster juga menawarkan fitur greylisting yang tersedia di cPanel untuk menghalau email spam”, ujarnya.

Nah, lalu bagaimana jika email Anda yang masuk ke kotak spam? Tentu Anda ingin email Anda sampai di inbox dengan selamat, bukan?

Untuk itu, email hosting Niagahoster juga menawarkan teknologi SpamExperts.

“Fitur ini (SpamExperts) memastikan email yang keluar (outgoing email) dapat terkirim dengan baik dan terhindar dari kotak spam.” ujar Khafid.

Dengan fitur-fitur tersebut, keamanan email masuk dan email keluar di akun bisnis Anda jadi lebih terjamin.

Baca juga: Apa Itu Email Spam? Berikut Cara Mengatasinya!

2. Ruang Penyimpanan Lebih Besar

Seiring dengan meningkatnya skala bisnis, pasti aktivitas email marketing menjadi semakin intens. Sehingga, Anda perlu memastikan bahwa kapasitas server yang Anda gunakan mampu menampung banyak email.

Masalah ini lumrah terjadi di layanan web hosting. Karena, kapasitas penyimpanan email di server web hosting cukup terbatas.

Sebaliknya, jika Anda menggunakan email hosting, Anda akan mendapat kapasitas penyimpanan yang lebih tinggi.

“Layanan email hosting Niagahoster memiliki alokasi kapasitas penyimpanan email yang jauh lebih besar dibandingkan layanan Unlimited Hosting.”, ujar Khafid.

Dengan email hosting Niagahoster, Anda bisa menikmati kapasitas server mulai dari 25 GB hingga 100 GB. Jumlah ini tentu jauh lebih tinggi jika dibandingkan kapasitas email web hosting yang hanya mencapai 10 GB.

3. Meningkatkan Kredibilitas Bisnis

Saat mengirim email, tidak hanya isi pesannya saja yang penting. Anda juga perlu memperhatikan alamat email Anda.

Mari kita bandingkan. Menurut Anda, manakah alamat email yang terlihat lebih professional? Apakah ini?

Atau ini?

Ya, pasti Anda sudah tahu jawabannya. Alamat email kedua lah yang terlihat lebih kredibel. Mengapa demikian?

“Semua orang bisa punya alamat email dengan domain Gmail, tapi tidak semua orang punya domain pribadi. Itulah yang membuat alamatnya jadi lebih eksklusif”, ujar Khafid.

Memang terdengar sepele. Tapi faktanya, 75% calon konsumen mengaku bahwa alamat email dengan domain pribadi lebih mudah untuk dipercaya.

Oleh karena itu, pastikan bisnis Anda menggunakan domain pribadi seperti “alamat.email@namabisnis.com”. Hindari domain umum seperti “@gmail.com” atau “@yahoo.com”.

4. Jumlah Pengiriman Email Lebih Banyak

Bayangkan bisnis Anda sedang menerima banyak order. Situasi ini membuat karyawan Anda perlu mengirim banyak email konfirmasi dalam waktu bersamaan.

Sayangnya, karena Anda menggunakan fitur email di layanan web hosting, Anda tidak bisa mengirim lebih dari 100 email per jam. Konsumen Anda pun banyak yang protes karena telat mendapat email konfirmasi.

Untuk mengatasi masalah ini, tentu Anda perlu meningkatkan kapasitas pengiriman email Anda, bukan?

“Layanan email hosting Niagahoster memberikan batasan pengiriman hingga 400 email/jam. Fitur ini dapat meng-cover kebutuhan email klien yang di unlimited hosting yang hanya 100 email/jam.” ujar Khafid.

Intinya, jika bisnis Anda ingin mengirim lebih banyak email, maka beralih ke email hosting adalah pilihan yang tepat. Anda juga tidak perlu khawatir tentang lalu lintas email yang penuh. Karena server email hosting terpisah dengan server web hosting.

5. Tersedia Fitur Backup

Kotak email Anda pasti berisi email-email penting. Agar terhindar dari resiko kehilangan data, Anda perlu melakukan backup.

Nah, email hosting Niagahoster juga memiliki fitur backup dari JetBackup. Anda dapat menikmati backup otomatis secara mingguan. Tidak hanya itu, data backup-nya juga disimpan di server yang berbeda untuk memastikan keamanannya.

Bagaimana dengan konfigurasinya? Menurut Khafid, Anda tidak perlu khawatir soal hal ini. “Beberapa manfaat dari JetBackup adalah tidak perlu melakukan konfigurasi dan mudah dalam melakukan restore file backup”, ujarnya.

Ketika melakukan restore file backup, Anda pun dapat memilih untuk mengembalikan sebagian datanya saja (parsial) atau mengembalikan seluruh datanya (full).

6. Bantuan Tim Support 24/7

Apakah email bisnis Anda error? Atau mungkin Anda kesulitan saat mengirim atau menerima email? Di sinilah bantuan tim support diperlukan.

Jika Anda berlangganan email hosting, Anda dapat menikmati layanan tim customer service. Sebagaimana yang ditawarkan oleh email hosting Niagahoster.

“Tim support akan melayani Anda 24 jam 7 hari. Anda juga dapat menghubungi mereka lewat berbagai saluran, seperti live chat, WhatsApp, dan email”, ucap Khafid.

Dengan begitu, Anda tak perlu lagi khawatir jika terjadi masalah pada email bisnis Anda.

Begini Cara Mudah Setting Email di Server Baru!

Sekarang Anda sudah paham pentingnya email hosting untuk bisnis, tapi mungkin Anda masih bertanya-tanya: Bagaimana cara agar memindahkan kotak email Anda ke email hosting? Apakah pengaturannya mudah?

Tentu saja! Anda hanya perlu mengikuti langkah-langkah berikut:

  1. Pertama-tama, masuk ke member area Niagahoster. Lalu klik Layanan Anda > Hosting > Kelola Hosting.
  2. Di tab cPanel, klik All Features.
  3. Di kolom pencarian cPanel, ketik “zone editor”, lalu klik Zone Editor.
  4. Klik tombol Manage pada domain yang ingin Anda kelola emailnya.
  5. Klik Add records jika tidak ada baris bertipe MX. Tapi jika ada baris bertipe MX, Anda bisa klik tombol Edit pada baris tersebut.
  6. Pada kolom domain, isi dengan alamat domain Anda. Lalu pilih MX di kolom Type.
  7. Pada kolom Priority, isi dengan angka prioritas. Angka terkecil akan lebih diprioritaskan, contohnya “0”.
  8. Terakhir, pada kolom Destination, isi dengan hostname dari server email hosting Anda. Untuk menemukan hostname-nya, Anda bisa cek di member area Niagahoster, lalu klik Layanan Anda > Kelola Hosting > Detail > Kolom Server Number.
  9. Selamat! Sekarang email Anda sudah sepenuhnya ditangani oleh email hosting. Jika penambahan MX Record berhasil, Anda akan melihat pesan seperti ini:

3+ Tips Mengelola Email Secara Profesional

Sekarang Anda sudah memiliki apa yang tidak semua bisnis punya: Alamat email profesional.

Tapi, memiliki alamat email profesional saja tidak cukup. Anda juga harus tahu cara mengelolanya. Jika tidak, sama saja seperti Anda memiliki pistol canggih keluaran terbaru tanpa tahu cara menarik pelatuknya.

Oleh karena itu, tips-tips berikut akan membantu Anda untuk menjadi pengelola email bisnis yang lebih profesional. Ingin tahu caranya? Yuk simak satu per satu!

1. Gunakan Signature Pada Setiap Email

Email signature adalah identitas pengirim email yang biasanya disertai dengan jabatan, nomor telepon, dan perusahaan tempatnya bekerja. Bisa dibilang email signature fungsinya seperti kartu nama.

Pada umumnya, email signature ditemukan di email-email formal, dan lokasinya ditaruh di bagian bawah email. Contohnya seperti ini:

Nah, mengapa email signature itu penting?

Jadi, email signature memberi kesempatan kepada Anda untuk memperkenalkan brand Anda ke penerima email. Selain itu, brand Anda juga akan terlihat lebih profesional. Contohnya, coba bandingkan signature ini:

Dengan signature ini:

Tentu signature pertama terlihat lebih profesional, bukan? Karena detail informasi yang ditulis lebih lengkap dan pesannya pun disusun dengan rapi.

Selain menunjukkan profesionalitas bisnis Anda, signature juga merupakan alat yang ampuh untuk membangun kepercayaan penerima email. Karena mereka tahu siapa pengirimnya, serta informasi kontak yang bisa mereka hubungi jika ingin membalas.

Jadi, pastikan Anda dan karyawan Anda memasang signature yang baik saat mengirim email!

Baca juga: Cara Membuat Signature di Email dengan Mudah & Cepat

2. Pasang Jadwal Khusus untuk Mengecek Email

Email seringkali menjadi kambing hitam atas berkurangnya produktivitas. Tapi hal ini memang wajar, mengingat jumlah email yang diterima pekerja tiap harinya bisa sangat banyak.

Berdasarkan riset McKinsey, rata-rata pekerja menghabiskan 28% waktu kerja mereka untuk membaca dan menulis email.

Bahkan, dalam sehari saja, rata-rata pekerja bisa mengecek email 36 kali per jam! Tentu bukan angka yang sedikit, bukan?

Namun, setelah mengecek email bukankah pekerja tinggal kembali mengerjakan apa yang sedang mereka kerjakan? Eits, tidak semudah itu.

Data menunjukkan bahwa rata-rata pekerja butuh waktu 23 menit untuk kembali fokus setelah konsentrasi mereka terpecah. Jadi, tak heran jika notifikasi email berbahaya untuk produktivitas pekerja.

Jadi, bagaimana solusinya? Tentu Anda harus punya jadwal khusus untuk mengecek email. Contohnya, Anda dapat menyisihkan waktu 5 hingga 8 menit per jam untuk mengecek email. Di luar itu, Anda harus fokus pada pekerjaan Anda.

Baca juga: 7 Tips Kerja Remote yang Lebih Produktif dan Menyenangkan

3. Masukkan Email Lama ke Dalam Arsip

Bayangkan jika Anda sedang mencari email penting. Namun, ada ribuan email yang tersimpan di kotak email Anda.

Rasanya tentu seperti mencari jarum di dalam jerami.

Memang, Anda bisa menggunakan fitur pencarian, tapi bagaimana jika ternyata jumlah hasil pencariannya tetap banyak? Tentu email yang Anda cari akan tetap sulit ditemukan.

Nah, untuk mencegah masalah ini muncul, pastikan Anda memasukkan email-email lama ke dalam arsip. Tenang, email yang masuk ke dalam arsip tidak akan hilang kok. Anda sewaktu-waktu masih bisa menemukannya.

Contohnya, misalkan Anda mengarsipkan salah satu email Anda di Gmail.

Anda masih bisa melihat emailnya jika mengklik All Mail di menu sebelah kiri.

Email nya pun masih akan muncul jika Anda menggunakan fitur pencarian.

Intinya, tujuan Anda mengarsipkan email adalah untuk merapikan kotak masuk (inbox) dari email-email lama.

Nah, pastikan email yang Anda arsipkan memang email yang masih penting. Jika emailnya dirasa tidak penting, Anda bisa langsung menghapusnya saja.

4. Berikan Label Pada Email

Cara lain yang bisa Anda gunakan untuk merapikan kotak email adalah dengan memasang label pada setiap email.

Bisa dibilang, cara ini sama seperti memasukkan email-email Anda ke dalam berbagai folder. Jadi Anda bisa lebih mudah menemukan email yang Anda cari.

Contohnya, misalkan Anda ingin membuat label khusus email-email promosi di Gmail. Anda tinggal mengklik tombol Create New Label di menu sebelah kiri, lalu buat labelnya:

Setelah itu, jika Anda ingin memasang label Promosi pada salah satu email, Anda tinggal klik kanan email tersebut, lalu tekan Label as > Promosi.

Selesai! Sekarang email tersebut akan muncul di label “Promosi” yang bisa Anda akses di menu sebelah kiri.

Sudah Siap Sukses dengan Email Hosting?

Jika Anda sudah membaca sejauh ini, berarti Anda benar-benar tertarik untuk membuat email bisnis yang profesional. Salut!

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, berbagai manfaat yang Anda perlukan saat mengelola email bisnis adalah:

  1. Keamanan email yang lebih terjamin
  2. Ruang penyimpanan email yang lebih luas
  3. Domain pribadi untuk meningkatkan kredibilitas bisnis
  4. Kapasitas pengiriman email yang lebih banyak
  5. Adanya fitur backup
  6. Bantuan tim support 24/7

Seluruh manfaat di atas bisa Anda dapatkan di email hosting Niagahoster! Mulai dari Rp.80 ribu per bulan, bisnis Anda bisa menikmati berbagai fitur email hosting yang Anda butuhkan!

Tertarik? Klik tombol di bawah untuk mendapatkannya sekarang juga!

Ridandi Bintang Pamungkas

Bintang is an avid learner with years of experience in Marketing and Business Management subjects. Aside from writing, Bintang loves reading books and collecting movies.

Share
Published by
Ridandi Bintang Pamungkas

Recent Posts

Faktor Apa Saja yang Mempengaruhi Google Ranking? (Edisi 2021)

Tahukah Anda bahwa ada lebih dari 200 faktor yang mempengaruhi peringkat website di Google? Itulah kenapa persaingan di halaman pertama…

16 hours ago

Ingin Website dengan Akses Tercepat? Pilih Niagahoster! Ini Buktinya..

Apa persamaan pemilik website dan pembalap? Keduanya sama-sama menganggap penting hitungan detik.  Jika pembalap memanfaatkan selisih detik untuk memenangkan pertandingan,…

2 days ago

Redirect PHP: Cara Membuat Redirect dengan Aman dan Mudah

Ketika mengelola website, redirect PHP kadang diperlukan. Tujuannya agar pengunjung dapat dialihkan dari suatu halaman ke halaman lainnya sesuai kebutuhan. …

3 days ago

14+ Ide Konten TikTok untuk Promosi Bisnis

Ide konten TikTok check~ Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana orang-orang bisa membuat konten TikTok yang menarik? Dance viral, voiceover, duet with…

4 days ago

Customer Success Agent: Layani Pelanggan Sepenuh Hati Walau Diterpa Pandemi

Sejak munculnya COVID-19, hampir semua lini pekerjaan menghadapi tantangan. Terutama setelah adanya anjuran untuk bekerja dari rumah. Ada yang mampu…

4 days ago

13+ CMS Laravel Terbaik Untuk Developer!

Laravel merupakan salah satu framework PHP yang populer. Dengan framework ini pekerjaan developer dalam mengembangkan website jadi lebih mudah. Bahkan,…

5 days ago